Overslaan en naar de inhoud gaan
Welkom bij de Ondernemers Helpdesk Reiskosten van Mobility Mixx
  • Reiskosten regeling
  • Fiscus proof administratie
  • Goed geregeld

Neemt u alstublieft de richtlijnen van het RIVM omtrent het Coronavirus in acht. Het aanbod dat we hieronder doen, is op dit moment mogelijk niet voor u of uw organisatie van toepassing.

4 tips om 1 januari een ‘fiscus proof’ reiskostenregeling te hebben

Per 1 januari 2021 mogen werknemers niet meer onbelast een reiskostenvergoeding ontvangen voor thuiswerkdagen. Vanaf het nieuwe jaar geldt de regel dat er alleen belastingvrij wordt vergoed als er aantoonbaar gereisd is. Mobility Mixx merkt echter dat nog lang niet alle werkgevers klaar zijn voor de nieuwe situatie. Voor iedereen die nog aan de slag moet zijn 4 tips op een rij gezet om op tijd klaar te zijn.

 

Reiskosten mogen nog steeds belastingvrij worden vergoed voor het tarief van maximaal 19 cent per kilometer, maar thuiswerkdagen tellen dan niet meer mee. Wil je toch de vaste reiskostenvergoeding handhaven, dan moet je kunnen aantonen dat de betreffende werknemers 36 weken of 128 dagen per jaar naar hun vaste werkplek reizen. Zo niet, dan kan er gedeclareerd worden op basis van nacalculatie. Te veel uitgekeerde vergoedingen zijn belastbaar.

 

TIP 1 – KEN HET REISGEDRAG

Het belangrijk om goed zicht te hebben op het reisgedrag per 1 januari. Wie werken er hoeveel dagen per week thuis? Zijn er afspraken over vaste thuiswerkdagen gemaakt? Bedenk wat als werkgever redelijk is voor wat betreft de reiskostenvergoeding, ook in relatie tot de bestaande afspraken in de CAO, het personeelshandboek en de arbeidsovereenkomst. LET OP: Extra aandacht is vereist voor de vaste OV-abonnementen; als die duurder zijn dan de daadwerkelijk gemaakte reiskosten, dan is het restant fiscaal niet meer vrijgesteld.

 

TIP 2 – GEEF THUISWERKEN APART AANDACHT

Net als voor de reiskosten, accepteert de fiscus belastingvrije vergoedingen voor daadwerkelijk gemaakte kosten ten behoeve van de thuiswerkplek. Denk aan beeldschermen, mobiele telefoon, bureaustoel, etcetera. Kosten voor gas, electra, koffie, en dergelijke zijn niet vrijgesteld. Als werknemer heb je wel de mogelijkheid om deze kosten te vergoeden vanuit de vrije ruimte voor werkkosten.

 

TIP 3 – LEG NIEUWE AFSPRAKEN VAST

Wees helder over het gekozen beleid en leg de nieuwe afspraken vast, als referentie voor de medewerkers en de fiscus. Communiceer tijdig, zodat iedereen weet waar die aan toe is. Ook als de afspraken nog niet rond zijn, is het van belang om de collega’s al bewust te maken van de nieuwe situatie per 1 januari.

 

TIP 4 – MAAK REGISTREREN EN DECLAREREN MAKKELIJK

Niemand zit te wachten op onnodige administratieve handelingen rond reiskosten. Mobility Mixx biedt al jaren een zeer praktische oplossing om probleemloos reizen te boeken, registreren, declareren en af te rekenen. Daar heeft zowel de werkgever als de werknemer plezier van. In de individuele app en portal kunnen medewerkers moeiteloos hun vaste woon-werktraject invoeren en markeren voor de dagen waarop er ook echt gereisd is. Alle reizen met het OV en aangesloten deelvervoer worden met de mobiliteitskaart van Mobility Mixx sowieso automatisch vastgelegd en verwerkt. Als werkgever ontvang je per maand gespecificeerde overzichten en creëren we desgewenst directe koppelingen met de eigen administratiesystemen. En daarmee is de organisatie weer helemaal fiscus proof, ook per 2021.

 

Komt u er niet uit, of heeft u andere vragen, stuur ons dan uw vraag via het contactformulier. Maar u kunt ook bellen met onze helpdesk: 088-5272850.

 

Succes!