Zó werkt een fiscus-ready reiskosten registratie

Mobility Mixx biedt al jaren een zeer praktische oplossing om reizen in een handomdraai te registreren en declareren. In de individuele app en portal kunnen medewerkers moeiteloos hun vaste woon-werktraject invoeren en markeren voor de dagen waarop er ook echt gereisd is. Als werkgever ontvang je per maand gespecificeerde overzichten en creëren we desgewenst directe koppelingen met de eigen administratiesystemen. Daar hebben zowel de werkgever als de werknemer plezier van. In dit artikel laten we zien hoe eenvoudig het in de praktijk is.

 

LET OP: De vaste reiskostenvergoeding vervalt per 1 oktober!

 

Zoals we eerder melden, geldt vanaf het nieuwe jaar de regel dat er alleen belastingvrij wordt vergoed als er aantoonbaar gereisd is. Vanwege de uitzonderlijke omstandigheden rond corona, heeft de Belastingdienst werkgevers nog eens twee maanden extra gegeven om zich op de nieuwe situatie voor te bereiden. Maar vanaf 1 april 2021 gaat de fiscus ervan uit dat organisaties de registratie en declaratie van alle werk gerelateerde reizen helemaal op orde hebben!

Reisdeclaraties aanmaken en indienen

Het invoeren van reizen gaat eenvoudig door het vertrek- en aankomstadres in de velden in te voeren. De declaratietool werkt op basis van Google Maps, dus adressen worden automatisch aangevuld en de afstand wordt gelijk weergegeven. U kunt ook kiezen voor automatische locatiebepaling, als u op de plaats van vertrek of bestemming bent. Een voorbeeld: een collega werkt standaard twee dagen per week op kantoor, de dinsdag en donderdag. Door eenvoudigweg de data aan te klikken, worden de declaraties voorbereid. Vervolgens kan de gebruiker aangeven of de trips ‘Woon/werk’ of ‘Zakelijk’ zijn en eventueel een opmerking toevoegen (zoals de naam van een klant of project). De declaraties worden vervolgens in één keer aangemaakt en opgeslagen.

Om de declaraties in te dienen, kiest de gebruiker een periode of markeert afzonderlijke ritten en drukt op ‘INDIENEN’. Dat is alles.

Declaraties goedkeuren

De collega/manager die de declaraties moet goedkeuren, kan een collega en periode selecteren en ziet op het scherm direct de lijst van ingediende declaraties. Vervolgens is het een kwestie van goedkeuren of afwijzen. Dat kan door alle ritten samen te markeren of 1 voor 1, wat men prettiger vindt..

Afwijkende routes en afstanden

Omwille van gemak en de fiscus, berekent het platform van Mobility Mixx de afstanden automatisch met Google Maps. Dat wordt algemeen geaccepteerd als de kortste realistische afstand voor een reis, ook door de Belastingdienst. Er kunnen echter redenen zijn waarom iemand een afwijkende afstand invoert, bijvoorbeeld als de reis via een tussenstop verloopt. In dat geval kan de gebruiker zelf het aantal kilometers invoeren. In het declaratie-overzicht is die afwijking tussen de ‘berekende afstand’ en de ‘gedeclareerde afstand’ gelijk zichtbaar voor degene die de declaraties moet goedkeuren.

Fiscus ready rapportage

De werkgever kan eenvoudig rapportages samenstellen van de goedgekeurde reisdeclaraties en vergoedingen van losse medewerkers, afdelingen, projecten, etcetera. Deze zijn ook later nog te downloaden in de beheeromgeving, bijvoorbeeld bij controles. Desgewenst creëert Mobility Mixx directe koppelingen met de interne administratiesystemen, zodat de gegevens automatisch ingelezen en verwerkt kunnen worden in de hr- en loonadministratie. Zo is niet alleen de werknemer geholpen, maar bent u ook als organisatie helemaal fiscus ready!